Existem alguns conceitos fundamentais de arquivologia que não podem faltar no caderno de estudos de um concurseiro.

Como já é sabido, as civilizações antigas procuravam de alguma forma, principalmente por meio de símbolos, registrar atributos de sua cultura e de suas atividades, especialmente usando a pedra como suporte.

A formação dos arquivos está diretamente ligada à necessidade de conservação e registro de ações e fatos da vida humana, cuja finalidade é resguardar informações e provas que algum evento aconteceu.

O que é Arquivologia?

A Arquivologia ou Arquivística, é a ciência que tem como objetivo estudar e organizar os *acervos documentais.

Isso acontece desde a produção do documento, seu trâmite administrativo até a sua destinação final, seja por eliminação ou recolhimento permanente por valor histórico.

Para isso, utiliza-se de princípios, normas, técnicas e procedimentos diversos, que são aplicados durante o processo.

*Acervo – totalidade de documentos guardados em um arquivo.

Arquivologia na Administração Pública

É necessário que os órgãos governamentais implementem metodologias para o gerenciamento de seus arquivos.

MAS ATENÇÃO:

Neste ponto é preciso tomar cuidado com relação a alguns aspectos:

Conforme a Lei Federal nº 8.159/1991 – Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados – a obrigação imposta de realizar a gestão documental, é do Poder Público.

[…]

Art. 1º – É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

[…]

Agora, conforme o disposto no § 2º do Art. 216 da Constituição Federal de 1988a obrigação de realizar a gestão documental, é da Administração Pública.

[…]

Art. 216 – […] – § 2º – Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.

[…]

Conceitos fundamentais de arquivologia

conceitos-fundamentais-de-arquivologia

Veja alguns conceitos fundamentais de arquivologia que podem aparecer numa prova de concurso público:

1 – Informação

A informação representa um conjunto de dados – processados, manipulados e organizados – gravados ou inscritos em um determinado suporte com a capacidade de agregar conhecimento a quem a recebe.

2 – Suporte

É o material físico empregado para confeccionar o documento, ou seja, é o meio no qual a informação é registrada.

Importante reforçar, que o suporte por si só não representa um documento, tendo em vista que ainda não contem dados e informações.

Veja alguns exemplos de suporte:

− Papel

  • Folha A4
  • Livro
  • Cartaz
  • Mapa
  • Revista
  • Manuscrito
  • Fotografia
  • Jornal
  • Encadernação

MAS ATENÇÃO:

Embora seja o suporte mais usado, o papel não é o único – existem muitos suportes nos quais podemos armazenar uma informação.

Antes da invenção do papel, era utilizado vários outros suportes como o pergaminho, o papiro e até mesmo uma pedra ou argila.

− Mídia Magnética e Óptica

  • Fita de Vídeo
  • Fita K7
  • Fita Magnética
  • Disquete
  • CD
  • DVD
  • VHS

− Filme Fotográfico

  • Microfilme
  • Fotograma

3 – Documento

Documento é toda informação registrada em suporte material, que tenha a capacidade de comprovar fatos e que possa ser usado para consulta.

INFORMAÇÃO + SUPORTE = DOCUMENTO

MAS ATENÇÃO:

Uma pedra lunar, por exemplo, também pode ser considerada um documento, pois carrega em si informações sobre a constituição do solo da Lua.

Arquivo, Biblioteca e Museu

Embora possuam a mesma função – de guardar e preservar – ambos possuem objetivos distintos.

1 – Arquivo

O nome “arquivo” tem origem grega ou latina.

  • Na origem grega – o nome “arquivo” vem de arché, archeion, os depósitos do Antigo Regime.
  • Na origem latina – o nome “arquivo” é oriundo de archivum, o lugar onde se guarda os documentos da nobreza.

Arquivo é aquele documento advindo das funções naturais de um órgão.

Produzidos em uma única via ou em limitado número de cópias.

Criado por uma instituição ou pessoa no curso de suas atividades.

Preservado para a consecução de seus objetivos, tendo-se em vista também a prova de fatos.

Ex.: Ofício do Governo Federal.

De acordo com a Lei n. 8.519/1991:

Art. 2º – Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

Doutrina

Segundo Sólon Buck, ex-arquivista dos EUA:

Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.

De acordo com Marilena Leite Paes:

Arquivo é a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando a utilidade que poderão oferecer no futuro.

Por sua vez, Heloísa Almeida Prado:

Arquivo é a reunião de documentos conservados, visando à utilidade que poderão oferecer futuramente, destacando que, para ser funcional, um arquivo deve ser planejado, instalado, organizado e mantido de acordo com as necessidades inerentes aos setores e que para realizar o trabalho de arquivamento o arquivista precisa conhecer a natureza do arquivo que lhe será entregue.

Polissemia do termo arquivo

A palavra arquivo é um termo polissêmico, ou seja, significa que tem a capacidade de apresentar vários significados diferentes, como:

1 – Órgão Governamental (Entidade/Instituição)

– Unidade Administrativa, cuja função é de reunir, ordenar, guardar e dispor para o uso, conjuntos de documentos, segundo os princípios e técnicas arquivísticas.

2 – Local (Setor)

– Prédio ou uma de suas partes (sala, andar) usado para guardar os documentos.

3 – Móvel (Mobiliário de escritório)

– Local destinado à guarda de documentos (armário, estante, etc).

Observação – A expressão Arquivo Morto não é recomendada pela teoria.

Finalidade do Arquivo

Para Marilena Leite Paes, “a principal finalidade dos arquivos é servir à administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história”.

Observação:

Arquivo também tem potencial para obter caráter cultural após transcorrido algum tempo, pois muitos dos seus documentos podem ser considerados históricos para a memória organizacional.

A importância do arquivo

Um arquivo possui tamanha importância para uma instituição devido ao grande número de documentos que se acumulam naturalmente ao longo do tempo.

1 – Apoio administrativo – com relação as atividades da instituição;

2 – Fonte de informação e pesquisa – quando necessário;

3 – Reconstituição e preservação da memória (histórica);

2 – Biblioteca

Biblioteca é o conjunto de material – em sua maioria impresso – colocado de forma ordenada para estudo, pesquisa e consulta.

Os documentos da biblioteca não são produzidos pela própria instituição em que está inserida.

Eles são adquiridos por meio de compra, doação ou permuta.

Geralmente é constituída por coleções temáticas para fins culturais.

Exemplo: Um livro de história que pode ser encontrado com facilidade em grande quantidade.

3 – Museu

É uma instituição de interesse público, criada com a finalidade de conservar, estudar e colocar à disposição do público conjuntos de peças e objetos de valor histórico e cultural.

Os documentos museológicos são caracterizados por serem objetos bi ou tridimensionais.

Eles são adquiridos por meio de compra ou doação.

ATENÇÃO: AQUI NO MUSEU NÃO TEM PERMUTA.

Exemplo: Escultura Africana.

Objetivos comuns entre arquivo, biblioteca e museu

Objetivos comuns dos arquivos, bibliotecas e museus: guarda, preservação e consulta.

1 – GUARDA dos documentos que circulam na instituição, utilizando para isso técnicas que permitam um arquivamento ordenado e eficiente;

2 – Garantir a PRESERVAÇÃO dos documentos, utilizando formas adequadas de acondicionamento, levando em consideração temperatura, umidade e demais aspectos que possam danificar os mesmos;

3 – Atendimento aos pedidos de CONSULTA (permissão de acesso) e desarquivamento de documentos pelos diversos setores da instituição de maneira eficiente. (Se não tiver nenhuma restrição, pode ser consultado em qualquer fase).

Centro de Documentação ou Informação

Instituição que pode tratar, simultaneamente, de informações arquivísticas, bibliográficas ou museológicas.

Sendo assim, o objetivo principal do Centro de Documentação é a disseminação de informação.

CONARQ

O Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ – é um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça.

Finalidade do CONARQ:

Definir – a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos;

Exercer – orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.

O CONARQ é o órgão central do SINAR.

Arquivo Nacional

O Arquivo Nacional é um órgão vinculado ao CONARQ, que tem como competência o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal.

SINAR

O Sistema Nacional de Arquivos – SINAR – tem por finalidade – Implementar – a política nacional de arquivos públicos e privados, visando à gestão, à preservação, e o acesso aos documentos de arquivo.

Integram o SINAR, que tem como órgão central o CONARQ:

  • O Arquivo Nacional;
  • Os arquivos FederaisEstaduaisDistrito Federal:
    • Poderes Legislativo;
    • Executivo;
    • Judiciário;
  • Os arquivos municipais:
    • Poderes Legislativo;
    • Executivo;
    • (MUNICÍPIO NÃO TEM JUDICIÁRIO).

CONARQ – Define.

SINARImplementa.

Resumindo alguns conceitos fundamentais de arquivologia

Arquivologia

A Arquivologia ou Arquivística, é a ciência que tem como objetivo estudar e organizar os acervos documentais, desde a produção até a sua destinação final.

Informação, Suporte e Documento

A INFORMAÇÃO representa um conjunto de dados – processados, manipulados e organizados – gravados ou inscritos em um determinado SUPORTE, como papel, cd, dvd, microfilme, entre outros.

O DOCUMENTO, por sua vez é o resultado da junção entre a informação e o suporte.

INFORMAÇÃO + SUPORTE = DOCUMENTO

Arquivo

– Documento originado das funções naturais de um órgão.

– Caráter orgânico – produzido ou recebido no decorrer das atividades.

– Produção – única ou limitado nº de cópias.

– Finalidade Funcional/Administrativa – mas pode adquirir caráter cultural se for recolhido ao arquivo permanente.

Biblioteca

– Conjunto de material – em sua maioria impresso – colocado de forma ordenada para estudo, pesquisa e consulta.

– Não são produzidos pela própria instituição em que esta inserida.

– Geralmente constituída por coleções temáticas.

– Finalidade Cultural.

– Provém de fontes variadas.

– Aquisição – Compra/ doação/ permuta.

Museu

– Instituição de interesse público.

– Objetivo – conservar, estudar e colocar à disposição do público as suas peças.

– Finalidade Cultural/Histórica.

– Características – bi/tridimensionais.

– Aquisição – Compra/ doação – AQUI NO MUSEU NÃO TEM PERMUTA.

Estude também: 

O que é a Constituição Federal de 1988.

Sites para resolver simulados e questões.


Referências

Esse conteúdo foi elaborado baseado em questões de provas anteriores e das seguintes autoridades no assunto:

  • Dicionário de Terminologia Arquivística – 2005.
  • Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991.
  • Decreto no 4.073, de 3 de janeiro de 2002.
  • Decreto nº 82.308, de 25 de setembro de 1978.
  • Arquivologia Facilitada – Leonardo Reis e João Tiago – 2º Edição.
  • Marilena Leite Paes: teoria e prática – 3ª Edição.

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